Zpracování objednávky: kontrola, stav, e-mail, zásilka

Detail otevřete kliknutím na objednávku. Nahoře je číslo, stav a průběh stavů, pod ním dvě záložky.

U objednávky s alkoholem je nad záložkami upozornění Zboží jen pro dospělé (18+): při předání zkontrolujte doklad totožnosti. Viz Prodej alkoholu a ověření věku.

Záložka Kontrola

Šest kontrol: platba přijata, údaje zákazníka, e-mail, adresa, způsob doručení, položky. Když něco chybí, objednávka se otevře rovnou na této záložce s vykřičníkem. Když projde vše, je připravená ke zpracování. U objednávky přijaté po telefonu kontrola nechce e-mail zákazníka, a když si zboží vyzvedne sám, ani adresu a doručení. Viz Telefonická objednávka přes asistenta.

Záložka Zpracování

• Rychlé akce: přechod do dalšího stavu, Zrušit objednávku, u Zásilkovny Vytvořit zásilku a Tisknout štítek, u Zásilkovny, Balíkovny a každé objednávky se zapsaným odkazem Sledování zásilky, u objednávky s vouchery nebo rezervacemi Poslat vouchery.
• Historie změn: kdy a kým se stav změnil.
• Doklady: faktura, zálohová faktura, dobropis, viz Faktury a doklady.
• Náhled objednávky s dodavatelem, odběratelem, doručením a položkami. Název položky a štítky pod ním (Produkt, Služba, Akce, Rezervace, Voucher nebo Vstupenka s kódem) vedou přímo na detail dané věci.

Změna stavu

Kliknutím na stav v průběhu nebo přes rychlé akce:

1. Zobrazí se přechod ze starého do nového stavu.
2. E-mail zákazníkovi: zaškrtnutí podle nastavení stavu. Můžete upravit předmět, obsah i adresu pro odpověď. Dole vidíte, kam e-mail odejde. U stavu Odesláno okno rovnou řekne, jestli e-mail ponese číslo zásilky a tlačítko Sledovat zásilku, nebo že objednávka číslo zásilky zatím nemá.
3. Automaticky se stane: co nový stav udělá podle svého nastavení, třeba vystaví fakturu, dobropis nebo pošle vouchery a vstupenky. Co se neprovede, je přeškrtnuté s důvodem (např. „Faktura už existuje.“). Akci můžete pro tuto změnu odškrtnout, u dokladu odškrtnout i Poslat zákazníkovi. Vouchery, které teď nepošlete, pošlete později z detailu objednávky.
4. Poznámka ke změně (nepovinná), např. číslo zásilky.
5. Změnit stav a odeslat vybrané.

Při změně na zaplaceno se objednávka i její doklady označí jako zaplacené. Ujistěte se, že platba opravdu přišla.

Které stavy posílají e-mail, s jakým textem a jaké doklady vystavují, nastavíte ve Stavech objednávek. Po změně stavu vám Kliko ukáže čísla vystavených dokladů.

Úprava objednávky

V náhledu objednávky (na obou záložkách) má každá část vpravo tlačítko Upravit:

• Kontakty a fakturační údaje: jméno, firma, IČO, DIČ, e-mail, telefon a adresa odběratele i dodavatele, a také doručovací adresa, když má zboží jet jinam. Na e-mail odběratele chodí zprávy o objednávce, proto nemůže zůstat prázdný. Podrobně níže v části Fakturační údaje a doručovací adresa.
• Položky: název, množství a cena za kus s DPH. Tlačítkem Přidat položku přidáte řádek (třeba příplatek nebo slevu po domluvě), ikonou koše ho odeberete. Součty se přepočítají po uložení.
• Poznámky: poznámka zákazníka a vaše interní poznámka. Když objednávka žádnou nemá, tlačítko se jmenuje Přidat poznámku.
• Zásilka (u Doručení): číslo zásilky a odkaz na sledování, viz Číslo zásilky a sledování.

Změny potvrdíte tlačítkem Uložit, tlačítkem Zrušit se vrátíte k původním údajům. Každá úprava se zapíše do Historie změn.

Fakturační údaje a doručovací adresa

Zákazník, který v košíku zapne Nakupuji na firmu, zadá IČO a web mu z veřejného rejstříku ARES sám doplní název firmy, DIČ a adresu sídla (jen do polí, která ještě nevyplnil). Když to neudělal a fakturu na firmu chce dodatečně, doplníte údaje v objednávce:

1. V náhledu objednávky klikněte u části Kontakty a fakturační údaje na Upravit.
2. U odběratele napište IČO. Jakmile má osm číslic, Kliko samo doplní název firmy, DIČ a adresu sídla z veřejného rejstříku ARES. Totéž udělá tlačítko Načíst údaje firmy. Firmu ze zahraničí nebo údaje, které rejstřík nezná, vyplňte ručně.
3. Zkontrolujte DIČ a adresu a klikněte na Uložit.

Stejně se upravují údaje dodavatele (tedy vaše) na této jedné objednávce. Údaje pro všechny další objednávky měníte v části Podnik → Fakturační údaje.

Doručovací adresa. Adresa u odběratele je fakturační a zároveň se na ni doručuje. Když má zboží jet jinam (dárek, provozovna, jiný příjemce), zaškrtněte při úpravě Doručit na jinou adresu a vyplňte ulici, město a PSČ. Jméno a telefon příjemce vyplňte jen tehdy, když zásilku přebírá někdo jiný než odběratel. Zákazník může jinou doručovací adresu zadat i sám v košíku volbou Doručit na jinou adresu.

• Když údaje načtete podle IČO a sídlo firmy je jinde než adresa, kterou zákazník zadal, původní adresa se sama přesune do doručovací, aby se neztratila.
• U objednávky na výdejní místo nebo s osobním odběrem se doručovací adresa nezadává, zboží na žádnou adresu nejede. Fakturační adresu ale zadat jde: zákazník ji v košíku vyplní pod volbou Chci zadat fakturační adresu (při nákupu na firmu se pole otevřou sama) a vy ji upravíte u odběratele v objednávce.
• Doručovací adresa je vidět v detailu objednávky, v e-mailu o objednávce, na PDF objednávky i na dokladu a posílá se na ni zásilka ze Zásilkovny na adresu.

Co se propíše na doklady. Faktura i zálohová faktura přebírají IČO, DIČ, adresu odběratele a doručovací adresu z objednávky ve chvíli, kdy je vystavíte. Když údaje upravíte později:

• zálohová faktura, ze které ještě nevznikla faktura, se upraví spolu s objednávkou,
• vystavená faktura zůstává beze změny. Opravíte ji v jejím detailu v části Doklady tlačítkem Upravit, viz Faktury a doklady.

Na co si dát pozor:

• Jakmile je k objednávce vystavená faktura, položky už měnit nejde (místo tlačítka vidíte Položky zamkla faktura). Opravu udělejte dobropisem, viz Faktury a doklady. Kontakty a poznámky upravit jdou i potom, na už vystaveném dokladu se ale nezmění.
• U položky s rezervací nebo s vystaveným voucherem či vstupenkou nejde změnit množství ani ji smazat. Nejdřív zrušte rezervaci, případně kód v Přehledu prodaných voucherů.
• Úprava položek nemění stav skladu.

Číslo zásilky a sledování

Zákazník dostane při změně stavu na Odesláno e-mail „Objednávka je na cestě“. Když má objednávka číslo zásilky, je v e-mailu i rámeček s číslem a tlačítkem Sledovat zásilku, které vede na stránku dopravce. Bez čísla zásilky e-mail odejde bez něj.

• Zásilkovna: číslo zásilky a odkaz se doplní samy po kliknutí na Vytvořit zásilku.
• Jiný dopravce (Česká pošta, PPL, DPD, GLS…): v náhledu objednávky u Doručení klikněte na Přidat číslo zásilky, vyplňte Číslo zásilky (ze štítku nebo podacího lístku) a Odkaz na sledování zásilky (adresa stránky dopravce, kde zákazník zásilku uvidí; začíná https://). Uložte tlačítkem Uložit. Stačí vyplnit jen číslo; tlačítko do e-mailu se přidá jen s odkazem.
• Číslo zásilky vidíte v kartě Informace o objednávce i v náhledu objednávky, odkaz otevřete tlačítkem Sledování zásilky v rychlých akcích.
• Zapište číslo zásilky před změnou stavu na Odesláno; e-mail se skládá ve chvíli odeslání. Když ho zapíšete později, pošlete zákazníkovi e-mail znovu (změna stavu s upraveným textem) nebo mu číslo pošlete sami.

Nebo asistentovi: „K objednávce 2026045 zapiš číslo zásilky DR1234567890C s odkazem na sledování … a označ ji jako odeslanou.“

Vouchery a vstupenky v objednávce

Dárkové vouchery a zaplacené rezervace se nedoručují, zákazník je dostane e-mailem jako PDF. Objednávka jen s nimi proto nemá žádné doručení.

• Kódy odcházejí samy podle nastavení stavu, výchozí je při změně na zaplaceno (u platby kartou hned, jinak po vaší změně stavu) a dosud neodeslané ještě při dokončení. Každý kód odejde automaticky jen jednou.
• Tlačítko Poslat vouchery (po prvním odeslání Poslat vouchery znovu) v rychlých akcích pošle všechny platné kódy z objednávky znovu. E-mail je předvyplněný z objednávky a můžete ho změnit. Hodí se, když zákazník e-mail ztratil. U nezaplacené objednávky je tlačítko neaktivní.
• Jednotlivé kódy otevřete štítkem pod položkou, nebo v Přehledu prodaných voucherů.

Zásilkovna: zásilka a štítek

Pokud máte v nastavení doručení vyplněné Označení odesílatele ze Zásilkovny:

1. Klikněte na Vytvořit zásilku. Otevře se přehled toho, co Zásilkovně pošleme: příjemce, výdejní místo nebo adresa, dobírka, hodnota zásilky a váha.
2. U Zásilkovny na adresu zkontrolujte pole Dopravce Zásilkovny. Je předvybraný dopravce z nastavení doručení a pro tuto jednu zásilku ho můžete změnit.
3. Potvrďte tlačítkem Vytvořit zásilku. Tlačítkem Zpět okno zavřete a nic se neodešle.
4. Klikněte na Tisknout štítek. Sledování zásilky je dostupné po vytvoření.

Viz Doručení.

• Výdejní místo: zásilka se vytvoří pro místo, které si zákazník vybral v košíku.
• Zásilkovna na adresu: zásilka se vytvoří pro dopravce nastaveného u způsobu doručení a pošle se na adresu zákazníka z objednávky. Když má objednávka vyplněnou Doručovací adresu, jede zásilka na ni a příjemcem je osoba uvedená u ní; zprávy o zásilce dál chodí na e-mail odběratele. Adresa musí mít ulici s číslem domu, město a PSČ. Když něco chybí, doplňte to v objednávce a zkuste to znovu.
• Dobírka: u objednávky s platbou na dobírku nebo v hotovosti se částka k úhradě předá Zásilkovně sama, v korunách zaokrouhlená na celé. Když objednávku předem označíte jako zaplacenou, zásilka se vytvoří bez dobírky.

Typický postup

1. Nová objednávka: zkontrolujte záložku Kontrola.
2. Po přijetí platby změňte stav na zaplaceno (u GoPay se stane samo).
3. Zabalte, vytvořte zásilku, vytiskněte štítek. U jiného dopravce než Zásilkovny zapište číslo zásilky.
4. Změňte stav na odesláno, zákazník dostane e-mail „Objednávka je na cestě“ s odkazem na sledování zásilky.

Nebo: „Označ objednávku 2026045 jako odeslanou a pošli zákazníkovi e-mail.“

Žádost o recenzi

U objednávky ve stavu Doručeno nebo Dokončeno najdete na záložce Zpracování kartu Recenze na Googlu. Tlačítkem Požádat o recenzi pošlete zákazníkovi e-mail s odkazem na napsání recenze. Žádosti mohou odcházet i samy několik dní po vyřízení, viz Žádost o recenzi po objednávce.